Mitä olen oppinut tekoälyn käytöstä kokouksissa

Viimeisten parin viikon aikana, noin kahdenkymmenen kokouksen ajan, olemme testanneet tekoälyä kokouksissamme. Nämä kokoukset ovat olleet tavallisia, kalenterin mukaisia sisäisiä kokouksia tai asiakastapaamisia, jotka on pidetty joko Meet- tai Teams-alustoilla, osallistujamäärän vaihdellessa kahdesta kahteenkymmeneen.

Tekoälylle annettu tehtävä näiden kokouksien aikana on rajoittunut pelkästään keskustelun translitterointiin tekstiksi. Tähän olemme käyttäneet Wubpecker-palvelua (https://www.wudpecker.io/), jonka taustalla toimii OpenAI:n GPT-4. Microsoft ja Google ovat myös tuoneet markkinoille vastaavia työkaluja, mutta niiden suomen kielen tuki on toistaiseksi rajallinen.

Lupausten lunastaminen

Näiden palveluiden mainoslupauksena on nopea kokouksen yhteenvedon saanti tai mahdollisuus kysyä kokouksen sisällöstä sen aikana. Valitettavasti vakioyhteenvedot eivät täytä odotuksia, jotka tyypillisesti asetetaan kokousmuistioille. Niiden laatu on usein niin heikko, että on vaarana tehdä väärä johtopäätös tekoälyn hyödyllisyydestä. Tekoälyn oikeaoppinen käyttö tässä yhteydessä voi kuitenkin tuottaa merkittävää lisäarvoa lopputulokseen.

Nykyään kokoukset eivät yleensä ole erityisen muodollisia. Niissä siirrytään suoraan asiaan ilman yleisluontoista johdantoa, ja aiheesta toiseen hypitään varoittamatta. Osallistujat muistavat aiempien kokousten asiat ja kontekstin - toiset paremmin, toiset huonommin. Tämän vuoksi keskustelut voivat olla epämuodollisia, sisältäen puutteellisia lauseita ja epäselvää sanankäyttöä. Ihminen pystyy ymmärtämään paljon historiatietonsa perusteella, mutta tekoäly aloittaa aina alusta, tietämättä taustoja tai muistamatta edellisiä keskusteluja. Näin ollen, kun tekoälyltä kysytään jotakin kokouksen aikana, vastaukset voivat olla ylimalkaisia ja perustua sen muualta oppimiin asioihin.

Huolimatta edellä mainituista seikoista, olen erittäin innostunut ja tyytyväinen tekoälyn tuomaan hyötyyn näissä kokouksissa. Tämän syy on menetelmässä, jota kutsun AI-jälkikokoukseksi.

AI-jälkikokouksen menetelmä

Tekoälyn hyödyntäminen onnistuu parhaiten kokouksen jälkeen. Tämä vaatii osittain vielä manuaalista työtä, sillä järjestelmät eivät tue kaikkea toivottua. Jo nyt on kuitenkin nähtävissä, että tekoälyn ansiosta avustavat järjestelmät tulevat lähitulevaisuudessa muuttumaan merkittävästi paremmiksi. Tätä odotellessa manuaalinen menetelmä tuottaa erinomaisia tuloksia.

Kun tekoäly ilmoittaa kokouksen tekstityksen valmistumisesta, kopioin koko pitkän tekstin ChatGPT:n ikkunaan. Ennen tekstiä annan lyhyen johdannon aiheeseen, tarjoten muutaman lauseen kontekstin käyttäen yleisesti tunnettuja sanoja, jotta tekoäly ymmärtäisi paremmin käytyä keskustelua. Johdattelen aiheeseen samalla tapaan kuin johdattelisin uuden ihmisen. 

Seuraavaksi mietin, mikä kokouksessa oli keskeisintä, mikä osa keskustelusta toi lisäarvoa - tässä vaiheessa tuon siis oman osaamiseni mukaan. Sen sijaan, että pyytäisin ChatGPT:ltä yleistä yhteenvetoa kokouksesta, pyydän sitä keskittymään tähän aiheeseen. Meillä tämä on monesti uuden ohjelmisto-ominaisuuden kehittämiseen liittyvä asia. Pyydän sitä kokoamaan yhteen puolesta ja vastaan esitetyt argumentit sekä liittämään mukaan filosofiset pohdinnat. Tämän jälkeen pyydän sitä tarkastelemaan keskustelua uudelleen ja poimimaan sieltä aiemmin sivuutetut huomiot.

Kun tekoäly on käsitellyt nämä asiat, haastan sitä vielä keskustelemaan kokouksessa käsitellyistä asioista, kysyen, mitä olisi vielä pitänyt käsitellä tai mikä jäi vähälle huomiolle. Tämän prosessin jälkeen jaan tiimille kokouksen perusteella jalostetun tekstin, joka sisältää merkittävää lisäarvoa eikä ole pelkkä muistio. Usein tämä teksti kelpaa suoraan esimerkiksi ohjelmiston vaatimusmäärittelyihin.

Muita huomioita

Tekoälyn käyttö kokouksissa on tehnyt minusta tarkemman siinä, miten ilmaisen asioita, jotta tekoäly ymmärtäisi ne paremmin. Kokonaisuudessaan tekoäly on vaikuttanut myönteisesti kokousten laatuun.

Samalla herää tietoturvakysymyksiä. Kaikki kokouksessa sanottu tallentuu ja arkistoituu, muodostaen tulevaisuudessa arvokkaan tiedonlähteen. Siksi on tärkeää muistaa kokouksen alussa pyytää lupa tekoälyn käyttöön, aivan kuten nauhoituksellekin on tapana pyytää.

AI-jälkikokouksen menetelmän yhteenveto:

1. Tekoälyn käyttö kokouksen jälkeen: Hyödynnä tekoälyä, kun kokous on päättynyt.
   
   
2. Tekstin kopioiminen ChatGPT:hen: Kokouksen tekstitys kopioidaan sellaisenaan ChatGPT:n ikkunaan.
   
   
3. Johdannon kirjoittaminen: Ennen tekstiä annetaan lyhyt johdanto aiheeseen, jotta tekoäly ymmärtää kontekstin paremmin.
   
   
4. Keskeisen asian tunnistaminen: Mieti, mikä kokouksessa oli tärkeintä tai toi eniten lisäarvoa.
   
   
5. Tarkennetut pyynnöt ChatGPT:lle: Pyydetään ChatGPT:tä keskittymään tiettyyn aiheeseen sen sijaan, että pyytäisi yleistä yhteenvetoa.
   
   
6. Argumenttien ja pohdintojen kokoaminen: Pyydetään ChatGPT:tä kokoamaan yhteen keskustelun argumentit ja pohdinnat.
   
   
7. Lisätiedon kerääminen: Pyydä ChatGPT:tä käymään keskustelu uudelleen läpi ja poimimaan aiemmin sivuutetut huomiot.
   
   
8. Tekoälyn haastaminen: Keskustellaan tekoälyn kanssa kokouksessa käsitellyistä aiheista ja pyydetään sitä parantamaan tai laajentamaan tekstiä.
   
   
9. Lisäarvon moninkertaistuminen: Jalostettu teksti jaetaan tiimille, tarjoten merkittävää lisäarvoa ja tehden tekstistä hyödyllisen dokumentin, esim. vaatimusmäärittelyihin.